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​Poetree プライバシーポリシー

Poetree（以下「当方」といいます。）は、利用希望者、利用者およびウェブサイト利用者の個人情報を適切に取り扱うことを大切にしています。
本ポリシーでは、当方がどのような情報を取得し、どのような目的で利用し、どのように管理するかについてご説明します。

 

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1. 取得する情報

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当方は、以下の情報を取得することがあります。

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（1）ウェブサイト上のフォーム等を通じて取得する情報

  • 氏名

  • メールアドレス

  • 件名

  • メッセージ・希望

  • その他、利用希望者または利用者が入力した情報

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（2）本サービスの提供に伴って取得する情報

  • 予約日時

  • 連絡履歴

  • 本予約フォームに記載された情報

  • 面接記録

  • 契約記録

  • 録音データ

  • Cコース成果物に関する情報

 

（3）支払・契約に関連して取得する情報

  • 振込名義

  • 支払日時

  • 支払状況

  • 請求書・領収書の発行に必要な情報

  • 契約管理、会計処理、税務処理に必要な情報

  • 外部決済サービスまたは請求・領収サービスを利用する場合に、当該サービス提供者が取り扱う決済関連情報または請求関連情報

 

（4）ウェブサイト利用に伴い自動的に取得される情報

  • Cookie

  • IPアドレス

  • ブラウザ情報

  • 端末情報

  • 閲覧履歴

  • アクセス日時

  • その他の技術情報

 

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2. 利用目的

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当方は、取得した情報を以下の目的で利用します。

  1. 仮予約、本予約、問い合わせ、支援・寄付受付への対応のため

  2. 本サービスの提供、日程調整、連絡、本人確認のため

  3. 利用料金の請求、支払確認、返金、請求書・領収書の発行その他会計・契約管理のため

  4. 面接、インタビュー、成果物作成その他本サービスの実施のため

  5. 面接記録、契約記録、録音データ等の管理のため

  6. ウェブサイトの運営、改善、障害対応、スパム対策、セキュリティ確保のため

  7. アクセス状況の把握、サイト改善、サービス改善のため

  8. 法令に基づく対応、安全確保その他必要な対応のため

 

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3. フォーム情報と相談情報の分離管理

 

当方は、相談内容の守秘に配慮し、ウェブサイト上のフォームでは受付および連絡に必要な情報を中心に取得します。
詳細な相談内容、面接記録、録音データおよび成果物については、ウェブサイト上のフォーム回答とは分けて管理します。

また、仮予約フォーム、問い合わせフォーム、支援・寄付フォーム等の自由記述欄には、予約調整や希望の概要を中心にご記入いただくことを想定しています。詳細な相談内容や機微な個人情報については、本予約後または面接の中で伺います。

 

 

4. 録音データ・面接記録等の取扱い

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  1. 当方は、本サービスの実施に関する記録を作成します。

  2. 通信状態の確認、聞き取り補助、内容確認その他本サービス実施上の必要のため、利用者の同意を得た上で録音を行う場合があります。

  3. 録音データは、当該目的のためにのみ利用し、原則としてサービス終了後6か月以内、最長でも1年以内を目安に削除します。

  4. 面接記録、契約記録その他本サービスの実施記録は、原則として最終実施日から5年間保存します。

 

5. Cコース成果物の取扱い

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  1. Cコースにおいて作成される成果物は、利用者の語りをもとに当方が作成する文章、PDFその他の作成物です。

  2. 成果物に関する著作権は、利用規約に定めるとおり当方に帰属します。

  3. 成果物データは、送付、保管、削除の各場面において、漏えい防止のため必要な安全管理措置を講じます。

  4. 成果物の送付方法、保存期間および削除時期については、利用規約および必要に応じた個別合意に従います。

 

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6. 第三者提供

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当方は、次の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

  1. 本人の同意がある場合

  2. 法令に基づく場合

  3. 利用者または第三者の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合

  4. その他、個人情報保護法上認められる場合

 

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7. 外部サービスの利用

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当方は、サービス運営上必要な範囲で、外部サービスを利用することがあります。
たとえば、以下のような目的のために外部サービスを利用する場合があります。

  • ウェブサイト運営、フォーム受付、アクセス解析、スパム対策

  • オンライン通話

  • 決済、請求、領収

  • メール送信、事務連絡

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現在利用し、または利用を予定している主な外部サービスには、たとえば以下が含まれます。

  • Wix（ウェブサイト運営、フォーム受付、アクセス解析、スパム対策等）

  • Zoom（オンライン面接）

  • Googleのサービス（本予約フォーム、メール送受信その他必要な連絡・事務手続のために利用する場合があります）

  • 銀行振込サービス（利用料金の受領・確認）

  • 請求・領収関連サービス（将来、必要に応じて利用する場合があります）

そのため、必要な範囲で個人情報または関連情報を、当該サービス提供者が取り扱う場合があります。
これらの外部サービスの利用にあたっては、各サービス提供者の利用規約、プライバシーポリシーその他これらに類する定めが適用される場合があります。

 

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8. 外国にある外部サービス提供者による取扱い

​

当方が利用する外部サービスの提供者またはサーバーが外国に所在する場合、個人データが外国で取り扱われることがあります。
たとえば、Wix、Zoom、Google等の外部サービスの利用にあたっては、各サービス提供者または関連事業者により、個人データまたは関連情報が外国で取り扱われる場合があります。
外部サービスにおける個人情報の取扱いの詳細については、各サービス提供者のプライバシーポリシーその他の案内をご確認ください。
 

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9. Cookie・アクセス解析・CAPTCHA

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  1. 当方のウェブサイトでは、利便性向上、利用状況把握、サイト改善、セキュリティ確保等のため、Cookieその他これに類する技術を利用する場合があります。

  2. 当方は、Wixその他の外部サービスによるアクセス解析機能を利用し、ウェブサイトの閲覧状況、アクセス傾向、フォーム利用状況等を把握する場合があります。

  3. 当方は、仮予約フォーム、支援・寄付フォーム、問い合わせフォームにおいて、スパム対策のためCAPTCHAその他これに類する技術を利用する場合があります。これに伴い、一定の技術情報が外部サービス提供者に送信される場合があります。

 

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10. 安全管理措置

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当方は、取得した個人情報について、不正アクセス、漏えい、滅失、き損等を防止するため、事業の規模および取扱状況に応じた安全管理措置を講じます。

たとえば、以下のような措置を行います。

  • 取扱う情報へのアクセス制限

  • パスワード管理その他の認証措置

  • 記録、録音、成果物データの保管場所の管理

  • 送付時のパスワード保護その他必要な措置

  • 不要となったデータの削除

  • 誤送信防止のための確認

 

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11. 保存期間

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当方は、取得した個人情報について、利用目的に応じて保存期間を設定します。

  1. 面接記録その他相談支援に関する記録は、原則として最終実施日から5年間保存します。

  2. 録音データは、原則としてサービス終了後6か月以内、最長でも1年以内を目安に削除します。

  3. 仮予約、問い合わせその他利用に至らなかった登録情報は、一定期間経過後に削除します。

  4. 契約書、請求書、領収書、振込確認記録その他法令または税務・会計上保存が必要な書類については、原則として7年間保存します。

 

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12. 開示・訂正・削除・利用停止等

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当方は、保有する個人情報について、本人から開示、訂正、追加、削除、利用停止等の申出があった場合には、法令に従い適切かつ迅速な処理に努めます。
また、個人情報の取扱いに関する苦情や相談があった場合にも、適切かつ迅速な対応に努めます。

 

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13. プライバシーポリシーの変更

​

当方は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

 

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14. お問い合わせ先

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Poetree
代表者：須藤 美恵
メールアドレス：poetree.office@gmail.com

 

2026年4月1日　Poetree

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